جعبه ابزار ي در كنار آفيس

معمولا استفاده كاربران از آفيس مايكروسافت بر موارد كاربردي عمده از قبيل Outlook ‏, Word , اكسل ‏‎, پاورپوينت و … متمركز مي شود . اما به طور كلي در آفيس , صرف نظر از ويرايش هاي مختلف آن , چندين ابزار سودمند ديگر را از زير گروه Microsoft Office Tools و Microsoft Office از منوي Start ويندوز خواهيد يافت .

به گزارش بخش خبر شبكه فن آوري اطلاعات ايران، از دنياي شبكه، اگر به هنگام نصب آفيس از تنظيمات پيش فرض آن استفاده نماييد, هشت يا نه ابزار در زير گروه Microsoft Office نمايان خواهد شد . يكي از اين ابزارها shot viewer- Microsoft Office Access Snap است كه تنها به همراه ويرايشي از آفيس نصب مي شود كه حاوي برنامه اكسس است . برخي از ميانبرهاي ارائه شده در اين زير گروه در حقيقت به برنامه هاي واقع در ديسك سخت اشاره دارند و ساير ميانبرها به هنگام اولين درخواست اجرا از جانب كاربر, به نصب ابزار مورد نظر مي پردازند. چهار عدد از اين ابزارها , ابزارهاي كاربردي كوچكي هستند و بقيه آنها ابزارهاي كمكي مي باشند . در ادامه به معرفي گذرا و اجمالي هر يك از ابزارها مي پردازيم.
مديريت تصاوير
Microsoft Office Picture Maneger در مقايسه با ابزارهاي ارائه شده پيشين در مجموعه آفيس , قابليت هاي ويرايشي كمتري را در اختيار كاربران قرار مي دهد. اما به طور موثري جايگزيني براي ابزار ويرايش عكس محسوب مي شود كه به همراه نسخه هاي پيشين آفيس ارائه مي شد.
همان طور كه از نام اين ابزار برمي آيد, اين برنامه بيشتر بر مديريت عكس ها و تصاوير تمركز دارد تا ويرايش آنها . در حقيقت اين ابزار مشابه برنامه هاي مستقل توليد آلبوم است كه به همراه دوربين هاي ديجيتال و اسكنرها ارائه مي شوند. با اين تفاوت كه از يك مرورگر ساده تصاوير همانند Windows Picture and Fax Viewer پا را كمي فراتر گذاشته است . اين برنامه يك ابزار سودمند جهت سازماندهي, مشاهده و ويرايش ابتدايي تصاوير در فرمت هاي BMP, EMF,GIF,JPEG,PNG,TIFF و WMF است. به علاوه , امكان فشرده سازي و تبديل كردن يك فرمت به فرمت ديگر را ميسر ساخته است.
رابط كاربر اين برنامه يادآور ويندوز اكسپلورر است كه در حالت نمايشي View Thumbnail تنظيم شده است . البته اين برنامه ويژگي هاي ديگري را هم دارد . پانل سمت چپ Picture Manager برخلاف ويندوز اكسپلورر , سلسله مراتب كامل پوشه هاي روي ديسك سخت را نمايان مي سازد. در عوض, اين پانل ميانبردهايي را به پوشه هايي خاص نشان مي دهد. چنانچه تصاوير شما در پوشه هايي در يك يا چندين درايو پخش شده باشند , به راحتي مي توانيد ميانبري به پوشه حاوي تصاوير ايجاد نماييد. در اين ابزار اين قابليت فراهم است كه در صورت نياز , به هر جايي از هاردديسك برويد.
براي اين كار كافي است ميانبري را كه به پوشه حاوي زيرپوشه ها اشاره دارد. به سلسله مراتب نمايش فايل ها اضافه نمايش نماييم. . با اين عمل به راحتي مي توانيم در دفعات بعد زيرشاخه مورد نظر را مرور كنيم. به عنوان مثال اگر ميانبري را كه به درايو C: اشاره دارد به سلسله مرتب بيفزاييم , مي توانيم همه اين درايو را مرور كنيم .
به منظور افزودن ميانبر , ابتدا از منوي File گزينه Add Picture Shortcut را انتخاب كنيد, سپس پوشه اي را كه مايل به نمايش آن در سلسله مراتب مي باشيد, مرور نماييد . جهت افزودن خودكار انتخاب نماييد. سپس با استفاده از Task Pane به محل مورد نظر جهت جستجو در آن برويد و در انتها OK را كليك نماييد. چنانچه به عنوان مثال جستجو در درايوهاي محلي را برگزينيد , Picture Manager به منظور يافتن تصاوير مورد نظر در تمام درايو را جستجو مي كند.
همچنين مي توانيد جهت حذف ميانبرها روي آنها كليك راست كنيد و از منوي نمايان شده گزينه Remove Shorcut را انتخاب نماييد.
هنگام حذف ميانبرها توجه داشته باشيد كه گزينه Delete را به اشتباه انتخاب نكنيد . زيرا اين گزينه همه پوشه و محتويات آن را از هاردديسك حذف مي كند.
همانطور كه اشاره شد يكي از قابليت هاي مفيد اين برنامه , توانايي تبديل كردن تصاوير به فرمت هاي ديگر است . بدين منظور كافي است كه تصوير يا تصاوير دلخواه را انتخاب كنيد و از منوي File گزينه Export را برگزينيد. سپس از پنجره ي محاوره اي ظاهر شده از فهرست كركره اي Export With This File Format ,يكي از فرمت هاي مورد نياز را انتخاب نماييد و عمليات را خاتمه دهيد.
به منظور آشنايي با قابليت هاي ويرايشي اين برنامه مي توانيد از منوي Picture اقدام نماييد. اين منو به شما امكان مي دهد اعمالي نظير برش , چرخش و تنظيم و روشنايي و تمايز رنگ , حذف قرمزي مردمك چشم , تغيير اندازه و فشرده سازي تصاوير را انجام دهيد. چنانچه پس از اعمال قابليت هاي ويرايشي روي تصاوير, از حاصل كار رضايت نداشته باشيد,‌ به راحتي مي توانيد با استفاده از گزينه Undo واقع در منوي فايل چندين مرتبه به عقب بازگرديد. اما به خاطر داشته باشيد كه تغييرات تنها در صورت انتخاب گزينه Save از منوي File به صورت دائمي ذخيره خواهد شد. لذا هنگام بستن Picture Manager در صورتي كه تغييرات را ذخيره نكرده باشيد, برنامه از شما سوالي مبني بر ذخيره سازي تغييرات خواهد پرسيد.
مديريت اسناد
Microsoft Office Document Imaging و Microsoft Office Document Scanning مكمل يكديگرن دو با هم كار مي كنند . نحوي كار بدين صورت است كه ابتدا Document Scanning Tool صفحه مورد نظر را در اختيار Document Imaging Tool انجام دهيد. برنامه به منظور اسكن حقيقي تصوير فراخواني خواهد شد.
داشتن اطلاع در مورد اين دو ابزار سودمند است . زيرا تركيبي از اين ابزارها و ويندوز اكس پي توانايي هاي ممتازي را براي مديريت اسناد به ارمغان مي آورد و از Windows Scanner and Camera Wizard كه هيچ قابليتي جهت OCR ندارد , فراتر مي رود. هنگامي كه Document Scanning را باز مي كنيد, ممكن است با سوالي مبني بر انتخاب اسكنر مواجه شويد. چنانچه اين امر محقق نشد و در عين حال بيشتر از يك اسكنر را به صورت نصب شده داشته باشيد , روي دكمه Scanner كليك كنيد و از منوي كركره اي , اسكنر مورد نظر را برگزينيد. در اين راه با دو گزينه در كادر محاوره اي ظاهر شده مواجه خواهيد شد. اگر تمايل داشته باشيد درايور برنامه قبل از هر عمل اسكن به منظور بررسي و تغيير تنظيمات نمايان شود, بايد گزينه Show Scanner Driver Dialog Befor Scanner علامت زده شده باشد .
اغلب برنامه را مي توانيد با استفاده از مقادير از پيش تعيين شده كنترل نماييد. براي مشاهده تنظيمات , ابتدا هريك را انتخاب نماييد . براي مشاهده تنظيمات , ابتدا هريك را انتخاب نماييد و سپس دكمه Edit Selected Preset را كليك نماييد.
به علاوه با استفاده از دكمه Advanced و عبور در ميان برگه هاي موجود مي توان تنظيمات را مشاهده كرد و يا تغيير داد.
در اينجا دو انتخاب وجود دارد, يكي از آنها دكمه Create Shortcut از برگه General است كه با آن مي توان يك ميانبر به Preset جاري برروي دسك تاپ را ايجاد نمود. در نتيجه با استفاده از اين ميانبر مي توان در دفعات بعدي عمليات اسكن را دوبار با كليك برروي اين ميانبر انجام داد. چنانچه هربار از تنظيمات يكساني جهت اسكن اسناد استفاده مي كنيد,‌اين قابليت مي تواند نقش مهمي را ايفا كند.
انتخاب ديگر OCR است كه از برگه ي Processing قابل دسترسي است. با استفاده از OCR متون به كار رفته در تصوير شناسايي مي شود. از اين رو محتواي فايل اسكن شده در Document Imaging قابل جستجو مي شود و سرويس نمايه ساز ويندوز اكس پي مي تواند آن را بخواند. اين ويژگي قابليت هاي مديريت ابتدايي اسناد را فراهم مي كند. براي اين كار گزينه Search را از منوي Start برگزينيد. سپس با وارد كردن كلمه يا عبارت جستجو , اسناد را جستجو كنيد. در پايان با يافتن نتايج مي توان فايل يافته شده را در Document Imaging بازگشايي نمود. از طرف ديگر با استفاده از گزينه Find از منوي Edit مي توان در درون سندباز شده به جستجو پرداخت.
توانايي ايجاد فايل هاي نمايه سازي نقطه قوت بزرگي است كه به واسطه نرم افزارهاي كاربردي تركيبي حاصل مي شود. همچنين بااستفاده از از گزينه Send Text To Word از منوي Tools مي توان متن را از Document Imaging به نرم افزار Word ارسال نمود.
Document Imaging ويژگي هاي ديگري از قبيل حاشيه نويسي را در اختيار كاربران قرار مي دهد. ويژگي هاي ارائه شده و انتخاب هاي مربوط به آنها به طور وسيعي گوياي عملكرد خود هستند. لذا به منظور كسب اطلاع در رابطه با عملكرد هر كدام منوها و گزينه ها را بيشتر بررسي كنيد.
قابليت سودمند ديگر ,‌توانايي ايجاد تغيير در شيوه قرارگيري صفحات در اسناد چندصفحه اي با استفاده از كشيدن و انداختن است. همچنين اين امكان فراهم است كه صفحات را از يك پنجره به پنجره ديگر بكشيد.
Document Imaging از دو فرمت TIFF و Mdi پشتيباني مي كند . جهت به اشتراك گذاري فايل هاي خود با ديگران ممكن است از فرمت TIFF استفاده نماييد. اما چنانچه شخصي بااستفاده از برنامه ديگر به ذخيره فايل TIFF بپردازد . در صورتي كه شما فايل را با استفاده از OCR شناسايي كرده باشيد, مجددا مجبور خواهيد بود عمليات شناسايي را انجام دهيد. مزيت فرمت MDI در توليد فايل هاي كم حجم است. ما در يك آزمايش سريع توانستيم يك TIFF با حجم 1.2 مگا بايت را به صورت يك فايل MDI با حجم 333 كيلو بايت ذخيره كنيم .
مديريت كليپ ها
Microsoft Clip Organizer همان گونه كه از نامش بر مي آيد ابزاري براي سازماندهي كليپ ها مي باشد, ضمن آنكه شامل مجموعه اي از كليپ آرت هم مي شود . اين كليپ آرت ها بعضي داخل كامپيوتر نصب شده اندو بعضي را با استفاده از Clips Online بايد از اينترنت دريافت كرد.
گزينه Add Clips ار منوي File نيز عملكردي مشابه Picture Organizer دارد . اين امكان را فراهم مي سازد تا به صورت دستي و يا خودكار به افزودن كليپ آرت ها بپردازيد. اين برنامه نيز همانند ساير برنامه ها كاملا ساده و قابل فهم است و به راحتي مي توانيد با كنكاش در منوها و انتخاب آن ها دز پانل وظيفه نحوه استفاده از آن را فرا بگيريد. فراموش نكنيد كه حتما از گزينه Search به منظور جستجوي كلمات كليدي در ميان مجموعه كليپ آرت ها بهره بگيريد. همچنين مي توانيد با كليك راست بر كليپ ها و انتخاب گزينه Edit Keywords , كلمات كليدي آن ها را حذف و اضافه نماييد.
مديريت تنظيمات
Microsoft Office 2003 Save My Setting تنها يك Wizard جهت ذخيره سازي تنظيمات برنامه هاي زيرمجموعه آفيس است . اين برنامه نيز مي تواند به منظور بازسازي تنظيماتي كه قبلا ذخيره كرده ايد, به كار گرفته شود.
مادامي كه تنظيمات را در يك فايل ذخيره كرده ايد، مي توانيد فايل را به منظور اعمال يكباره تغييرات مورد پسند خود در برنامه هاي زيرمجموعه آفيس 2003 به يك سيستم ديگر انتقال دهيد . به عنوان مثال يك تكنيك يك راه بهينه براي سفارشي سازي تنظيمات در يك سيستم جديد در موقع روز آمدسازي آن است .
مديريت حوادث
Microsoft Office Application Recovery در زماني كه برنامه هاي زيرمجموعه آفيس متوقف مي شوند و عملا از كار مي افتند , آن ها را مي بندد. از سوي ديگر, اين ابزار هنگام وقوع چنين مواردي امكان بازيابي اسناد را فراهم مي سازد.
تنظيمات زبان
Microsoft Office 2003 Language Setting به كاربر اجازه مي دهد تنظيمات مربوط به زبان برنامه هاي زير مجموعه آفيس را با حذف و اضافه نمودن زبان هاي مورد نظر در فهرست Enabled انجام دهيد. همچنين بااستفاده از اين ابزار مي توانيد زبان پيش فرض برنامه هاي آفيس را تغيير دهيد. به عنوان نمونه چنانچه زبان را از English(U.S) به English(U.K) تغيير دهيد, كنترل كننده املاي برنامه Word از اين پس واژه Colour را درست مي داند و واژه Colour را به عنوان يك واژه غلط تلقي مي كند.
مشاهده گزارش هاي اكسس
Microsoft Office Access Snapshot Viewer امكان مشاهده تصوير فوري از گزارش تهيه شده اكسس را فراهم مي سازد . اين ابزار در نسخه اي از آفيس كه شامل اكسس است , وجود دارد با استفاد از اين ابزار مي توانيد تصويري سريع از گزارش خود ايجاد نماييد و آن را با كساني كه برنامه اكسس را ندارند به اشتراك بگذاريد. لازمه مشاهده اين تصوير وجود مشاهده گر آن است . در اين صورت مي توان به هنگام اشتراك گذاري و يا ارسال تصوير , يك نسخه از مشاهده گر يا پيوند مربوطه جهت دريافت مشاهده گر را براي افراد مورد نظر ارسال نمود. در حالت پيش فرض برنامه Snapview.exe در مسير زير قرار گرفته است:
C:\Program File\Common Files\Microsoft Shared\ Snapshot Viewer

گواهي ديجيتالي براي ماكروها
Digital Certificate For VBA Projects به كاربر اجازه مي دهد يك گواهي ديجيتالي Self-Signed را ايجاد نمايد. بدون وجود اين گواهي, قابليت امنيتي ماكروها در آفيس, ماكروهاي ورودي را مشكوك فرض مي كند و بسته به تنظيمات امنيتي ممكن است هربار به هنگام بازگشايي , سوالي مبني بر فعال سازي ماكروها از كاربر بپرسد يا به سادگي آن ها را غيرفعال سازد. مي توان با استفاده از گواهي ديجيتالي Self-Signed , به آفيس اعلام نمود كه به ماكروها اعتماد نمايد.
نتيجه گيري
با سرزدن به منوي Microsoft Office Tools با برنامه سودمندي مواجه خواهيد شد كه اغلب مورد غفلت واقع مي شوند. از اين برنامه ها مي توان براي مديريت عكس و تصوير , تنظيم يك سيستم مديريت اسناد, ايجاد گواهي نامه ها براي ماكروها و يا انتشار گزارش هاي به دست آمده از اكسس استفاده نمود. بدون شك پس از اولين استفاده از اين ابزارها , آن ها را مجموعه اي ارزشمند خواهيد يافت.

ناشناخته های Microsoft Office

ناشناخته های Microsoft Office

معمولا Microsoft Office به خاطر برنامه‌هاي كاربردي اصلي آن يعني Outlook، Excel، Word، PowerPoint و Access مورد استفاده قرار مي‌گيرد اما اگر از 2003 Office ‌استفاده مي‌كنيد، صرف‌نظر از نسخه انتشاري، ابزارهاي مفيد ديگري را مي‌توانيد از منوي Start ويندوز و در گروه Microsoft Office Tools›Microsoft Office ‌بيابيد.
اگر به هنگام نصب از تنظيمات پيش فرض Office ‌استفاده كنيد، تمامي ‌8 يا 9 ابزار آن در منوي مذكور ظاهر خواهند شد. توجه داشته باشيد كه ابزار Microsoft Office Access Snapshot Viewer فقط در نسخه‌هايي نصب مي‌شود كه شامل Access باشند. برخي از گزينه‌هاي موجود در اين منو به برنامه‌هايي اشاره مي‌كنند كه روي هاردديسك قرار دارند و بقيه اقلام منو قبل ازاينكه برنامه مربوطه براي اولين بار اجرا شود، آن را نصب مي‌كنند (بنابراين CD نصب Office را در دسترس قرار دهيد يا از محل قرارگيري فايل‌هاي مربوطه روي شبكه آگاهي داشته باشيد.) در اين مقاله هر كدام از اين ابزارها را به طور مختصر معرفي مي‌كنيم. ‌
ابزار Microsoft Office Picture Manager ‌: ايـــــن برنامه بـا وجود امكانات ويرايشـــــي كمتر نسبت به برنامه Photo Editor كه با نسخه‌هاي قبلي Office عرضه مي‌شد، به خوبي جايگزين آن شده است. همان‌طور كه از نام آن نيز پيداست، Picture Manager بيشتر براي مديريت عكس‌هـا و تصاوير كاربرد دارد تا ويرايش آنها. در حقيقت اين ابزار مشابه برخي از برنامه‌هاي مديـريت آلبوم است كه همراه اسكنرها و دوربين‌هـا عرضه مي‌شـــــود و از قابليت‌هـــــاي همساني نيز برخوردار است. همچنين قابليت‌هاي بيشتـــــري نسبت به امكـــــانـــــات ســـــاده برنامه‌هـــــايـــــي چون Fax Viewer Windows Picture and دارد. ايـــــن برنامه نه تنها ابزار مناسبي براي مديـــــريت و مشاهده تصاوير است، بلكه امكـــــان ويرايش ساده تصاويـــر بـــــراي قالب‌هـــــاي TIFF، PNG، JPEG، GIF، EMF، BMP و WMF ‌را فراهم مي‌كنـــــد. بـــــه علاوه از اين نرم‌افزار مي‌توانيد جهت فشرده سازي فايل‌هـــــا در اكثر قالب‌هـاي ذكر شده و تبديل تصاوير از يك قالب به قالب ديگر استفاده كنيد.
Picture Manager ‌ظاهري شبيه به Windows Explorerدارد كه ‌آن را در نماي Thumbnails(منوي View، گزينه Thumbnails) تنظيم كرده باشيد،‌اما داراي امكانات بيشتري است. پنجره سمت چپ Picture Manager ‌بر خلاف Explorer،‌ ‌نمودار سلسله مراتبي از پوشه‌هـــــاي موجود در هاردديسك را نمايش نمي‌دهـــــد، بلكه به جاي آن حاوي ميانبرهـــــاي مربوطه به پوشه‌هاي خـــــاص است. اگــــر تصاوير مورد نظـــــر شما در پوشه‌هاي مختلفي پراكنـــده شده‌اند، مي‌توانيد با اضافه كردن يك ميانبر براي هر پوشه، مستقيما به آنها دسترسي داشته باشيد.
اگر مي‌خواهيـــــد در تمـــــام قسمت‌هـــــاي يك درايو پيمايش كنيد، مي‌توانيد يك ميانبر از پوشه‌اي كه داراي زير پوشه است، تهيـه كرده و ميانبر مورد نظر را انتخاب كنيد و به زير شاخه‌هاي آن وارد شويد. به عنوان مثال اگر يك ميانبر براي درايو C ‌ايجاد كنيد، مي‌توانيد به تمام قسمت‌هاي درايو C دسترسي داشته باشيد. ‌براي اضافه كردن يك ميانبر ‌از منوي File، گـــــزينه Add Picture Shortcut ‌را انتخاب كنيد. در پنجره باز شده پوشه مورد نظر جهت تخصيص ميانبـــــر را انتخاب كـــــرده و روي دكمه Add كليك كنيـــــد. براي اينكه ميانبرهـــا به صورت خودكار اضافه شوند، از منوي File گزينه Locate Pictures ‌را انتخاب و در پنجره سمت راست، از منـــوي كشويي look in درايو مورد نظر را انتخاب كرده و روي دكمه OK كليك كنيـــــد. اگـــــر در اين منو، ‌گزينه Local Drives را انتخــاب كنيد،Picture Manager ‌براي همه پوشه‌هــــاي موجـــود در هاردديسك كـــــه حاوي فايل‌هايي در قالب‌هاي موردنظر باشند، ميانبــــر ‌تهيه مي‌كنـــــد. براي حذف يك ميانبـــر، روي آن كليك راست كنيــــد (يا پس از انتخاب آن، كليدهاي Shift+F10 ‌را بفشاريد) و گزينه Remove Shortcut را انتخـاب كنيد. توجــه داشته باشيد كه روي گزينـــــه Delete كليك نكنيـــــد،‌ چرا كـــــه اصل پــــوشـــــه و محتويـــــات آن را از روي هــــاردديسك پاك مي‌كند.
از ديگر امكانات Picture Manager ‌قابليت تبديل فايل‌هـــــا از يك قالب به قالب‌هاي ديگر است؛ براي ايـــــن منظوربعد از انتخاب فايل يا فايل‌هاي مورد نظر، در منوي File ‌روي گزينه Export كليك كنيد. سپس از فهرست كشويي Export With This File Format، ‌قالب نهايي را كه يكــــي از موارد PNG،JPG، GIF،BMP ‌يا TIF است، مشخص كنيد.
شما همچنين مي‌توانيد از ابزارهاي ويرايشي Picture Manager ‌كـــــه در منوي Picture قرار دارنـــــد، استفاده كنيـــــد. اين ابزارها امكاناتي نظير حذف قرمزي چشم، تنظيم روشنايي و كنتـــــراست، چرخاندن تصوير، ‌تغييـــــر اندازه و فشرده‌سازي را فراهم مي‌كنند. اگر از تغييراتي كه در تصوير خود ايجاد كرده‌ايـــد، راضي نبوديد، با استفاده از گزينه Undo در منوي Edit مي‌توانيد به مرحله قبل از تغييرات بازگرديد. مهم‌تـــــر آنكه تا زماني كه تغييرات خود را به‌وسيله گزينه Save ‌از منوي File ‌ذخيره نكرده‌ باشيد، اين تغييرات ثابت و پايدار نمي‌شوند. به هنگام بستن Picture Manager، اگر فايل ويرايش شده را ذخيره نكـــــرده باشيد، برنامه از شما درباره ذخيره آن سوال خواهد كرد. ‌
‌ابزارهــــــاي Microsoft Office Document Scanning و Microsoft Office Document Imaging: ايــــــــن دو ابـــــــــزار با هم كار مي‌كننـــــد؛ بديـــــن تـــــرتيب كـــــه وقتي يك صفحــه توسط Document Scanning ضبط مي‌شود، جهت نمايش و ويرايش به ابزار Document Imaging ارســـــال مي‌شـــــود و در مقـــــابل Document Imaging بــــــــــراي انجـــــام فـــــرآينـــــد اسكـــــن، ‌از Document Scanning استفاده مي‌كنــد. اين دو ابزار از آن جهت حائز اهميت هستند كه در تركيب با ويندوز XP، برخي قابليت‌ها جهت مديريت اسناد را در اختيار مي‌گذارند.
هنگامي ‌كه Document Scanning را باز مي‌كنيد، درباره اسكنر مورد استفاده از شما سوال خواهد كرد.اگر اين پرسش انجام نشد و شما در سيستم خـــــود بيشتر از يك اسكنر نصب كرده‌ايد، روي دكمه Scanner ‌كليك كنيـــد و از فهرست موجود، اسكنر دلخـــــواه را انتخـــاب كنيـــــد. در ايـــــن پنجـــــره دو كـــــادر علامتـــــي ‌نيـــــز مشاهده مي‌كنيـــد. بـــــراي اينكـــــه قبل از هر بـــــار اسكن بتوانيـــــد تنظيمات را بررسي كنيـــــد يـــــا آنهـــــا را تغييـــــر دهيـــــد، گـــــزينـــــه Show Scanner Driver Dialog Before Scanning ‌را فعال كنيد. ‌از طريق ويژگي Preset برنامه مي‌توانيد بسياري از تنظيمـــــات را كنترل كنيد. براي مشاهده اين تنظيمات، روي هر كدام كليك كرده و دكمه Preset Options را بفشاريد. در پنجـــــره باز شده روي Edit Selected Preset كليك كنيـــــد. (بـــــا استفـــــاده از گزينـــه Create New Presets ‌مي‌توانيد نوع جديدي از تنظيمات را ايجاد كنيد.) براي مشاهده تنظيمات يا تغيير آنها بـــــا زبانه‌هاي مختلف و همچنيـــــن گزينه‌هاي قـــــابل دستيابي از طريق دكمه Advanced ‌كار كنيد.
در اين بين، دو گزينـــــه اهميت بيشتري دارند. زبانـــــه General را انتخاب كنيد تا دكمه Create Shortcut در دسترس قرار گيرد. با كليك روي ايـــــن دكمـــــه مي‌توانيـــــد يك ميانبـــــر از Preset جاري در دسك‌تاپ خود بسازيـــــد. بدين ترتيب با دابل كليك روي ميانبر به‌سادگي عمليات اسكن طبق تنظيمات آن Preset انجام مي‌شود. در زبانه Processing ‌گزينه OCR ‌را مي‌بينيد كه مي‌توانــد متن را در يك سند اسكن شده تصويري، تشخيص دهــــد. ويژگي OCR ‌فــــايل اسكن شده را در Document Imaging قابل جست‌وجــــو كـــــرده و آن را بـــــراي Indexing Service ويندوز XP جهت ارائه قابليت‌هاي ابتدايي مديريت سند، قابل خواندن مي‌كند. بدين ترتيب مي‌توانيـــــد در يك سنـــــد اسكن شـــــده نيز بــا بهره‌گيري از ويژگي جست‌وجوي ويندوز به دنبال عبارت موردنظر بگرديد.
همچنيـــــن مي‌توانيد بـــــا استفاده از منوي Tools و انتخــاب گزينه Send Text to Word، يـــــك سنـــــد را از Document Imaging بـــــه Word منتقل كنيـــــد (البتـــــه اگـــــر در هنگـــــام اسكن، متـــــن تشخيص داده نشـــــده است، ابتـــــدا بايد از منـــــوي Tools، گزينه Recognize Text Using OCR را انتخاب كنيد.)
يكي ديگر از امكانات مفيـــــد Document Imaging ‌آن است كه مي‌توانيـــــد در يك سند چند صفحــه‌اي ترتيب صفحات را از طريق درگ كردن و رها كردن (drag&drop) تغيير دهيـد. همچنين مي‌توانيد صفحاتي را از يك پنجره Document Imaging به پنجره‌ ديگر درگ كنيد. برنامه Document Imaging ‌از دو نوع قالب فايلــي پشتيباني مي‌كند: TIFF و MDI براي به اشتراك گذاشتن فايل‌ها بهتر است از قالب TIFF استفاده كنيد. اما توجـه داشته باشيد كه اگر فايلي را در قالب TIFF ‌ذخيره كنيد، اطلاعات متني آن در صورتي كه با OCR تشخيص داده شده باشد، از بين خواهد رفت و بنابراين بايد مجددا آن را تشخيص دهيد. MDI از ايـــــن مزيت برخورداراست كه فايل‌هايـــــي با حجم كمتر توليـــــد مي‌كند. مثلا اگر فايلـــــي در قالب TIFF ‌حجمـــي برابر 112‌ مگابايت اشغــال كند، حجم اين فايل در قالب MDI به 333 كيلو بايت ‌كاهش مي‌يابد.
ابزار Microsoft Clip Organizer : همان‌طور كه از نام آن برمي‌آيد، ابزاري است براي مديريت و گردآوري كليپ‌هاي هنــري كه برخي از آنها روي سيستم نصب مي‌شوند و برخي ديگر توسط گزينه Clips Online از منوي Tools قابل دريافت هستند.
گزينه Add Clips To Organizer از منوي File هماننـــــد مورد مشابه در بـــــرنامـــــه Picture Organizer امكــــان اضافه كردن كليپ‌ها بــه‌صورت دستي يا خودكار را فراهم مي‌كند. در اينجا نيز مي‌توانيد به آساني با كاوش در منوها و بررسي هر يك از گزينه‌ها،‌ ‌كار با اين برنامه را ياد بگيريد. به علاوه گزينه Search از منوي View به شما امكان مي‌دهد كــه با استفاده از يك كلمـه كليدي در يك مجموعـه هنري و يا بين مجموعه‌هاي مختلف به جست‌وجـــــو بپردازيـــــد. براي حذف يك كلمه كليـــــدي يا تغيير آن، روي كليپ موردنظر كليك راست كرده و از منوي باز شده Edit Keywords را انتخاب كنيد.
ويزارد Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard : اين ويزارد ‌تنظيمات برنامه‌هاي Office را ذخيره مي‌كند. همچنين مي‌توانيد تنظيمات ذخيره شده قبلي را نيز بازنشاني كنيد. هنگامي ‌كه تنظيمـــــات مورد نظـــــر را در يك فــايل ذخيره مي‌كنيد، تنها با انتقال اين فايل به يك كامپيوتر ديگر مي‌توانيد در يك لحظـــــه تمام اين تنظيمات را در برنامه‌هاي 2003 Office آن سيستـم ‌اعمـــــال كنيـــــد. مثلا هنگـــــام ارتقـــــاي كامپيوتـــــر خود بـــــا بهره‌گيري از ايـــــن ويژگي مي‌توانيد تنظيمات سيستم جديد را سفارشي كنيد. ‌
ابزار Microsoft Office Application Recovery : ايــــــــن ابزار ‌اجراي برنامه‌‌هاي Office را كه دچار اشكال شده و اصطلاحا قفل كرده‌اند،‌ خاتمه مي‌دهد. همچنين با استفاده از اين برنامه مي‌توانيد كارهاي خود را بازيابي كنيد.
ابزار Language Settings 2003 Microsoft Office: اين ابزار بـــــه شما امكان مي‌دهـد كه گزينه‌هاي زباني مـــــورد استفـــــاده در برنامه‌هـــــاي Office ‌و همچنيـــــن زبـــــان پيش‌فرض را بـــــا حذف يا اضافـــــه كـــــردن زبـــــان مورد نظـر در ليست Enabled تغييـــــر دهيـــــد. بــه عنـــــوان مثال اگـــــر زبان Office ‌را از (.English (U.S به English (.U.K) تغييـــــر دهيـــــد، ويژگـــــي spell-checker، عبارت colour ‌را به عنوان يك كلمـــــه صحيح و لغت color ‌را بــه عنوان كلمه اشتباه علامت گذاري مي‌كند.
ابـــــــــــــزار Snapshot Viewer Microsoft Office Access: ايـــن ابـــزار بـــه شمـــا امكان تهيه تصوير از گزارشات Access را مي‌دهد. البته Snapshot Viewer در نسخه‌هاي Office شامل Access موجود است. تهيه تصوير از گزارش ها زماني مفيد است كـــه بخواهيـــد ايــــن اطلاعـــات را بـــا افرادي كـــه Access ‌ندارنــــد، به اشتراك بگذاريد: بـــراي اين منظور بايد يك كپــــي از Viewerيا يك پيوند اينترنتـــي براي دريافت برنامه را همراه با تصاوير ارسال كنيـــــد. بــــه‌صـــورت پيش‌فرض فايل Snapview.exe ‌در مسيـــــر
C:\ program files\common files \microsoft shared\snapshot viewer قرار دارد. اين برنامه از سايت مايكروسافت نيز قابل دريافت است.
ابزار Digital Certificate for VBA Projects: ‌ايـــن ابزار به شما امكان مي‌دهد كه يك گواهينامه ديجيتالي تهيه كنيد. بدون اين گواهينامه سيستم امنيتي ماكروهاي Office، ‌با ماكروهايي كه ايجاد كرده‌ايد، به عنوان ماكروهاي غير معتبر برخورد مي‌كند و بسته به تنظيمات امنيتي Office، ممكن است با هر بار باز كردن فايل حاوي ماكرو از شما بپرسد آيا مايليد ماكروها را فعال كنيد و يا به سادگي آنها را غيرفعال مي‌كند. با استفاده از اين ابزار مي‌توانيد ماكروهاي خود را براي نرم‌افزار Office ‌معتبر كنيد.
به هـــر حـــال شمـــا بـــا بـــــرخـــــي از برنامه‌هــــــاي مفيـــــد و اغلـــــب فراموش‌شده‌اي كه در منوي Microsoft Office Tools قرار دارند، آشنا شديـــــد؛ برنامه‌هايي كـــه بـــراي مديـــريت عكس‌هـــــا و ديگر فايل‌هـاي تصويـــري، تنظيم يك سيستم مديـــريت اسناد، ايجـــاد گواهينامه براي ماكروها و يا انتشار اطلاعات مـــربوط به Access ‌مفيد هستند. هنگام كار با اين ابزارها، بيشتر به اهميت و ارزش آنها پي خواهيد برد.

ناشناخته های Microsoft Office

ناشناخته های Microsoft Office

معمولا Microsoft Office به خاطر برنامه‌هاي كاربردي اصلي آن يعني Outlook، Excel، Word، PowerPoint و Access مورد استفاده قرار مي‌گيرد اما اگر از 2003 Office ‌استفاده مي‌كنيد، صرف‌نظر از نسخه انتشاري، ابزارهاي مفيد ديگري را مي‌توانيد از منوي Start ويندوز و در گروه Microsoft Office Tools›Microsoft Office ‌بيابيد.
اگر به هنگام نصب از تنظيمات پيش فرض Office ‌استفاده كنيد، تمامي ‌8 يا 9 ابزار آن در منوي مذكور ظاهر خواهند شد. توجه داشته باشيد كه ابزار Microsoft Office Access Snapshot Viewer فقط در نسخه‌هايي نصب مي‌شود كه شامل Access باشند. برخي از گزينه‌هاي موجود در اين منو به برنامه‌هايي اشاره مي‌كنند كه روي هاردديسك قرار دارند و بقيه اقلام منو قبل ازاينكه برنامه مربوطه براي اولين بار اجرا شود، آن را نصب مي‌كنند (بنابراين CD نصب Office را در دسترس قرار دهيد يا از محل قرارگيري فايل‌هاي مربوطه روي شبكه آگاهي داشته باشيد.) در اين مقاله هر كدام از اين ابزارها را به طور مختصر معرفي مي‌كنيم. ‌
ابزار Microsoft Office Picture Manager ‌: ايـــــن برنامه بـا وجود امكانات ويرايشـــــي كمتر نسبت به برنامه Photo Editor كه با نسخه‌هاي قبلي Office عرضه مي‌شد، به خوبي جايگزين آن شده است. همان‌طور كه از نام آن نيز پيداست، Picture Manager بيشتر براي مديريت عكس‌هـا و تصاوير كاربرد دارد تا ويرايش آنها. در حقيقت اين ابزار مشابه برخي از برنامه‌هاي مديـريت آلبوم است كه همراه اسكنرها و دوربين‌هـا عرضه مي‌شـــــود و از قابليت‌هـــــاي همساني نيز برخوردار است. همچنين قابليت‌هاي بيشتـــــري نسبت به امكـــــانـــــات ســـــاده برنامه‌هـــــايـــــي چون Fax Viewer Windows Picture and دارد. ايـــــن برنامه نه تنها ابزار مناسبي براي مديـــــريت و مشاهده تصاوير است، بلكه امكـــــان ويرايش ساده تصاويـــر بـــــراي قالب‌هـــــاي TIFF، PNG، JPEG، GIF، EMF، BMP و WMF ‌را فراهم مي‌كنـــــد. بـــــه علاوه از اين نرم‌افزار مي‌توانيد جهت فشرده سازي فايل‌هـــــا در اكثر قالب‌هـاي ذكر شده و تبديل تصاوير از يك قالب به قالب ديگر استفاده كنيد.
Picture Manager ‌ظاهري شبيه به Windows Explorerدارد كه ‌آن را در نماي Thumbnails(منوي View، گزينه Thumbnails) تنظيم كرده باشيد،‌اما داراي امكانات بيشتري است. پنجره سمت چپ Picture Manager ‌بر خلاف Explorer،‌ ‌نمودار سلسله مراتبي از پوشه‌هـــــاي موجود در هاردديسك را نمايش نمي‌دهـــــد، بلكه به جاي آن حاوي ميانبرهـــــاي مربوطه به پوشه‌هاي خـــــاص است. اگــــر تصاوير مورد نظـــــر شما در پوشه‌هاي مختلفي پراكنـــده شده‌اند، مي‌توانيد با اضافه كردن يك ميانبر براي هر پوشه، مستقيما به آنها دسترسي داشته باشيد.
اگر مي‌خواهيـــــد در تمـــــام قسمت‌هـــــاي يك درايو پيمايش كنيد، مي‌توانيد يك ميانبر از پوشه‌اي كه داراي زير پوشه است، تهيـه كرده و ميانبر مورد نظر را انتخاب كنيد و به زير شاخه‌هاي آن وارد شويد. به عنوان مثال اگر يك ميانبر براي درايو C ‌ايجاد كنيد، مي‌توانيد به تمام قسمت‌هاي درايو C دسترسي داشته باشيد. ‌براي اضافه كردن يك ميانبر ‌از منوي File، گـــــزينه Add Picture Shortcut ‌را انتخاب كنيد. در پنجره باز شده پوشه مورد نظر جهت تخصيص ميانبـــــر را انتخاب كـــــرده و روي دكمه Add كليك كنيـــــد. براي اينكه ميانبرهـــا به صورت خودكار اضافه شوند، از منوي File گزينه Locate Pictures ‌را انتخاب و در پنجره سمت راست، از منـــوي كشويي look in درايو مورد نظر را انتخاب كرده و روي دكمه OK كليك كنيـــــد. اگـــــر در اين منو، ‌گزينه Local Drives را انتخــاب كنيد،Picture Manager ‌براي همه پوشه‌هــــاي موجـــود در هاردديسك كـــــه حاوي فايل‌هايي در قالب‌هاي موردنظر باشند، ميانبــــر ‌تهيه مي‌كنـــــد. براي حذف يك ميانبـــر، روي آن كليك راست كنيــــد (يا پس از انتخاب آن، كليدهاي Shift+F10 ‌را بفشاريد) و گزينه Remove Shortcut را انتخـاب كنيد. توجــه داشته باشيد كه روي گزينـــــه Delete كليك نكنيـــــد،‌ چرا كـــــه اصل پــــوشـــــه و محتويـــــات آن را از روي هــــاردديسك پاك مي‌كند.
از ديگر امكانات Picture Manager ‌قابليت تبديل فايل‌هـــــا از يك قالب به قالب‌هاي ديگر است؛ براي ايـــــن منظوربعد از انتخاب فايل يا فايل‌هاي مورد نظر، در منوي File ‌روي گزينه Export كليك كنيد. سپس از فهرست كشويي Export With This File Format، ‌قالب نهايي را كه يكــــي از موارد PNG،JPG، GIF،BMP ‌يا TIF است، مشخص كنيد.
شما همچنين مي‌توانيد از ابزارهاي ويرايشي Picture Manager ‌كـــــه در منوي Picture قرار دارنـــــد، استفاده كنيـــــد. اين ابزارها امكاناتي نظير حذف قرمزي چشم، تنظيم روشنايي و كنتـــــراست، چرخاندن تصوير، ‌تغييـــــر اندازه و فشرده‌سازي را فراهم مي‌كنند. اگر از تغييراتي كه در تصوير خود ايجاد كرده‌ايـــد، راضي نبوديد، با استفاده از گزينه Undo در منوي Edit مي‌توانيد به مرحله قبل از تغييرات بازگرديد. مهم‌تـــــر آنكه تا زماني كه تغييرات خود را به‌وسيله گزينه Save ‌از منوي File ‌ذخيره نكرده‌ باشيد، اين تغييرات ثابت و پايدار نمي‌شوند. به هنگام بستن Picture Manager، اگر فايل ويرايش شده را ذخيره نكـــــرده باشيد، برنامه از شما درباره ذخيره آن سوال خواهد كرد. ‌
‌ابزارهــــــاي Microsoft Office Document Scanning و Microsoft Office Document Imaging: ايــــــــن دو ابـــــــــزار با هم كار مي‌كننـــــد؛ بديـــــن تـــــرتيب كـــــه وقتي يك صفحــه توسط Document Scanning ضبط مي‌شود، جهت نمايش و ويرايش به ابزار Document Imaging ارســـــال مي‌شـــــود و در مقـــــابل Document Imaging بــــــــــراي انجـــــام فـــــرآينـــــد اسكـــــن، ‌از Document Scanning استفاده مي‌كنــد. اين دو ابزار از آن جهت حائز اهميت هستند كه در تركيب با ويندوز XP، برخي قابليت‌ها جهت مديريت اسناد را در اختيار مي‌گذارند.
هنگامي ‌كه Document Scanning را باز مي‌كنيد، درباره اسكنر مورد استفاده از شما سوال خواهد كرد.اگر اين پرسش انجام نشد و شما در سيستم خـــــود بيشتر از يك اسكنر نصب كرده‌ايد، روي دكمه Scanner ‌كليك كنيـــد و از فهرست موجود، اسكنر دلخـــــواه را انتخـــاب كنيـــــد. در ايـــــن پنجـــــره دو كـــــادر علامتـــــي ‌نيـــــز مشاهده مي‌كنيـــد. بـــــراي اينكـــــه قبل از هر بـــــار اسكن بتوانيـــــد تنظيمات را بررسي كنيـــــد يـــــا آنهـــــا را تغييـــــر دهيـــــد، گـــــزينـــــه Show Scanner Driver Dialog Before Scanning ‌را فعال كنيد. ‌از طريق ويژگي Preset برنامه مي‌توانيد بسياري از تنظيمـــــات را كنترل كنيد. براي مشاهده اين تنظيمات، روي هر كدام كليك كرده و دكمه Preset Options را بفشاريد. در پنجـــــره باز شده روي Edit Selected Preset كليك كنيـــــد. (بـــــا استفـــــاده از گزينـــه Create New Presets ‌مي‌توانيد نوع جديدي از تنظيمات را ايجاد كنيد.) براي مشاهده تنظيمات يا تغيير آنها بـــــا زبانه‌هاي مختلف و همچنيـــــن گزينه‌هاي قـــــابل دستيابي از طريق دكمه Advanced ‌كار كنيد.
در اين بين، دو گزينـــــه اهميت بيشتري دارند. زبانـــــه General را انتخاب كنيد تا دكمه Create Shortcut در دسترس قرار گيرد. با كليك روي ايـــــن دكمـــــه مي‌توانيـــــد يك ميانبـــــر از Preset جاري در دسك‌تاپ خود بسازيـــــد. بدين ترتيب با دابل كليك روي ميانبر به‌سادگي عمليات اسكن طبق تنظيمات آن Preset انجام مي‌شود. در زبانه Processing ‌گزينه OCR ‌را مي‌بينيد كه مي‌توانــد متن را در يك سند اسكن شده تصويري، تشخيص دهــــد. ويژگي OCR ‌فــــايل اسكن شده را در Document Imaging قابل جست‌وجــــو كـــــرده و آن را بـــــراي Indexing Service ويندوز XP جهت ارائه قابليت‌هاي ابتدايي مديريت سند، قابل خواندن مي‌كند. بدين ترتيب مي‌توانيـــــد در يك سنـــــد اسكن شـــــده نيز بــا بهره‌گيري از ويژگي جست‌وجوي ويندوز به دنبال عبارت موردنظر بگرديد.
همچنيـــــن مي‌توانيد بـــــا استفاده از منوي Tools و انتخــاب گزينه Send Text to Word، يـــــك سنـــــد را از Document Imaging بـــــه Word منتقل كنيـــــد (البتـــــه اگـــــر در هنگـــــام اسكن، متـــــن تشخيص داده نشـــــده است، ابتـــــدا بايد از منـــــوي Tools، گزينه Recognize Text Using OCR را انتخاب كنيد.)
يكي ديگر از امكانات مفيـــــد Document Imaging ‌آن است كه مي‌توانيـــــد در يك سند چند صفحــه‌اي ترتيب صفحات را از طريق درگ كردن و رها كردن (drag&drop) تغيير دهيـد. همچنين مي‌توانيد صفحاتي را از يك پنجره Document Imaging به پنجره‌ ديگر درگ كنيد. برنامه Document Imaging ‌از دو نوع قالب فايلــي پشتيباني مي‌كند: TIFF و MDI براي به اشتراك گذاشتن فايل‌ها بهتر است از قالب TIFF استفاده كنيد. اما توجـه داشته باشيد كه اگر فايلي را در قالب TIFF ‌ذخيره كنيد، اطلاعات متني آن در صورتي كه با OCR تشخيص داده شده باشد، از بين خواهد رفت و بنابراين بايد مجددا آن را تشخيص دهيد. MDI از ايـــــن مزيت برخورداراست كه فايل‌هايـــــي با حجم كمتر توليـــــد مي‌كند. مثلا اگر فايلـــــي در قالب TIFF ‌حجمـــي برابر 112‌ مگابايت اشغــال كند، حجم اين فايل در قالب MDI به 333 كيلو بايت ‌كاهش مي‌يابد.
ابزار Microsoft Clip Organizer : همان‌طور كه از نام آن برمي‌آيد، ابزاري است براي مديريت و گردآوري كليپ‌هاي هنــري كه برخي از آنها روي سيستم نصب مي‌شوند و برخي ديگر توسط گزينه Clips Online از منوي Tools قابل دريافت هستند.
گزينه Add Clips To Organizer از منوي File هماننـــــد مورد مشابه در بـــــرنامـــــه Picture Organizer امكــــان اضافه كردن كليپ‌ها بــه‌صورت دستي يا خودكار را فراهم مي‌كند. در اينجا نيز مي‌توانيد به آساني با كاوش در منوها و بررسي هر يك از گزينه‌ها،‌ ‌كار با اين برنامه را ياد بگيريد. به علاوه گزينه Search از منوي View به شما امكان مي‌دهد كــه با استفاده از يك كلمـه كليدي در يك مجموعـه هنري و يا بين مجموعه‌هاي مختلف به جست‌وجـــــو بپردازيـــــد. براي حذف يك كلمه كليـــــدي يا تغيير آن، روي كليپ موردنظر كليك راست كرده و از منوي باز شده Edit Keywords را انتخاب كنيد.
ويزارد Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard : اين ويزارد ‌تنظيمات برنامه‌هاي Office را ذخيره مي‌كند. همچنين مي‌توانيد تنظيمات ذخيره شده قبلي را نيز بازنشاني كنيد. هنگامي ‌كه تنظيمـــــات مورد نظـــــر را در يك فــايل ذخيره مي‌كنيد، تنها با انتقال اين فايل به يك كامپيوتر ديگر مي‌توانيد در يك لحظـــــه تمام اين تنظيمات را در برنامه‌هاي 2003 Office آن سيستـم ‌اعمـــــال كنيـــــد. مثلا هنگـــــام ارتقـــــاي كامپيوتـــــر خود بـــــا بهره‌گيري از ايـــــن ويژگي مي‌توانيد تنظيمات سيستم جديد را سفارشي كنيد. ‌
ابزار Microsoft Office Application Recovery : ايــــــــن ابزار ‌اجراي برنامه‌‌هاي Office را كه دچار اشكال شده و اصطلاحا قفل كرده‌اند،‌ خاتمه مي‌دهد. همچنين با استفاده از اين برنامه مي‌توانيد كارهاي خود را بازيابي كنيد.
ابزار Language Settings 2003 Microsoft Office: اين ابزار بـــــه شما امكان مي‌دهـد كه گزينه‌هاي زباني مـــــورد استفـــــاده در برنامه‌هـــــاي Office ‌و همچنيـــــن زبـــــان پيش‌فرض را بـــــا حذف يا اضافـــــه كـــــردن زبـــــان مورد نظـر در ليست Enabled تغييـــــر دهيـــــد. بــه عنـــــوان مثال اگـــــر زبان Office ‌را از (.English (U.S به English (.U.K) تغييـــــر دهيـــــد، ويژگـــــي spell-checker، عبارت colour ‌را به عنوان يك كلمـــــه صحيح و لغت color ‌را بــه عنوان كلمه اشتباه علامت گذاري مي‌كند.
ابـــــــــــــزار Snapshot Viewer Microsoft Office Access: ايـــن ابـــزار بـــه شمـــا امكان تهيه تصوير از گزارشات Access را مي‌دهد. البته Snapshot Viewer در نسخه‌هاي Office شامل Access موجود است. تهيه تصوير از گزارش ها زماني مفيد است كـــه بخواهيـــد ايــــن اطلاعـــات را بـــا افرادي كـــه Access ‌ندارنــــد، به اشتراك بگذاريد: بـــراي اين منظور بايد يك كپــــي از Viewerيا يك پيوند اينترنتـــي براي دريافت برنامه را همراه با تصاوير ارسال كنيـــــد. بــــه‌صـــورت پيش‌فرض فايل Snapview.exe ‌در مسيـــــر
C:\ program files\common files \microsoft shared\snapshot viewer قرار دارد. اين برنامه از سايت مايكروسافت نيز قابل دريافت است.
ابزار Digital Certificate for VBA Projects: ‌ايـــن ابزار به شما امكان مي‌دهد كه يك گواهينامه ديجيتالي تهيه كنيد. بدون اين گواهينامه سيستم امنيتي ماكروهاي Office، ‌با ماكروهايي كه ايجاد كرده‌ايد، به عنوان ماكروهاي غير معتبر برخورد مي‌كند و بسته به تنظيمات امنيتي Office، ممكن است با هر بار باز كردن فايل حاوي ماكرو از شما بپرسد آيا مايليد ماكروها را فعال كنيد و يا به سادگي آنها را غيرفعال مي‌كند. با استفاده از اين ابزار مي‌توانيد ماكروهاي خود را براي نرم‌افزار Office ‌معتبر كنيد.
به هـــر حـــال شمـــا بـــا بـــــرخـــــي از برنامه‌هــــــاي مفيـــــد و اغلـــــب فراموش‌شده‌اي كه در منوي Microsoft Office Tools قرار دارند، آشنا شديـــــد؛ برنامه‌هايي كـــه بـــراي مديـــريت عكس‌هـــــا و ديگر فايل‌هـاي تصويـــري، تنظيم يك سيستم مديـــريت اسناد، ايجـــاد گواهينامه براي ماكروها و يا انتشار اطلاعات مـــربوط به Access ‌مفيد هستند. هنگام كار با اين ابزارها، بيشتر به اهميت و ارزش آنها پي خواهيد برد.